Employer Branding serie Onboarding der Start im Unternehmen

Onboarding – Willkommenskultur im Unternehmen

Teil 5 unserer Serie „Was ist Employer Branding? Und wenn ja, wie viele?“

 

Nach einem langen Bewerbungs- und Auswahlprozess ist der perfekte neue Mitarbeiter gefunden. Die Gehaltsverhandlungen waren erfolgreich, Arbeitszeiten, Bonusregelungen, Flexibilität und Vergünstigungen sind geregelt. Der Vertrag ist geschrieben und unterschrieben. Die Suche nach dem neuen Arbeitnehmer war kostenintensiv und langwierig. Er soll nun die Unternehmenskultur aufsaugen und so zügig wie möglich ein produktives Mitglied des Unternehmens werden. Besondere Maßnahmen sind jetzt erforderlich, zusammengefasst unter dem Begriff „Onboarding“.

 

Onboarding ist ein Prozess des Talent-Managements, der darauf abzielt neue Fachkräfte möglichst schnell und effizient ins neue Arbeitsumfeld zu integrieren.

 

Ob die Onboarding-Maßnahmen von der HR-Abteilung, direkt im Fachbereich oder in einer Kooperation ausgeführt werden, ist zunächst egal – Hauptsache, sie werden umgesetzt. Die Realisierung gelingt umso leichter, je strukturierter und geplanter der Prozess ist. Für die Zufriedenheit der neuen Arbeitnehmer sind die ersten Monate im Unternehmen besonders wichtig. Klare Aufgaben, klare Verantwortungsbereiche und eine klare Kommunikation helfen bei der Eingewöhnung und bauen eine Bindung zum Unternehmen auf.

Der Onboarding- Prozess ist dabei eine zweite Chance für das Unternehmen einen guten ersten Eindruck zu machen. Und diese sollte man nutzen.

 

Die erste Mail – Willkommen an Bord

Onboarding schließt direkt an die Entscheidung von Bewerber und Unternehmen an, zusammen zu arbeiten. Während die Tinte noch auf dem Vertrag trocknet, leitet das Unternehmen schon die ersten Schritte ein, um die Integration des neuen Mitarbeiters effizient und schnell zu erreichen.

Der erste Schritt ist eine Email, die den Mitarbeiter darauf vorbereitet, wie der erste Tag im Unternehmen gestaltet wird. Diese Email soll von Beginn an vermitteln: „Wir denken an Ihr Wohlergehen, Sie sind ein wertvoller Teil des Unternehmens.“

 

Fragen die in der ersten Email abgedeckt werden können:
  • Beste Anfahrt mit Zug, Bus und Auto. Wo kann geparkt werden?
  • Wann und wo anmelden? Wer ist der Ansprechpartner am ersten Tag?
  • Unternehmensstruktur und Hierarchien des Unternehmens
  • Welche Versorgung gibt es während des Tages: Kantine, Kaffee, Getränke
  • Welche Angebote des Betriebssports und anderer sozialer Gruppen gibt es? Wie meldet man sich an, wo finden sie statt?
  • Fixe Termine für Mitarbeiter (Betriebsratssitzung, Sommerfest, …)
  • Welche Weiterbildungsangebote gibt es?
  • Welche gemeinnützigen Organisationen werden unterstützt?
  • Welche Dresscodes gibt es? Womit muss der Mitarbeiter sich selbst versorgen?

Derartig gut informiert kann sich der neue Mitarbeiter schon im Vorfeld orientieren. Er fühlt sich willkommen, kann sich am ersten Tag auf andere wichtige Informationen konzentrieren.

Sehr gute Akzeptanz-Ergebnisse und Kostenreduzierung werden bei diesen Willkommen-Emails mit Videos erzielt. So spart das Geschenkkarten-Unternehmen Blackhawk-Network über die Einbindung von Videos in die Begrüßungs-Email jährlich $15.000.

 

Ein Video hat vor allem diese Vorteile:

  • Konsistente Botschaft an alle neuen Mitarbeiter
  • Häufig gestellte organisatorische Fragen können vor Aufnahme der Tätigkeit beantwortet werden
  • HR und Abteilungsleitung können sich auf die persönliche Integration des neuen Mitarbeiters konzentrieren

 

Der erste Tag – Orientierung vor Ort

 

The good will that a great welcome experience generates is priceless.”

-Carly Guthrie, Principal at Guthrie HR Consulting-

 

Mit dem zugesandten Email-Care-Paket hat der neue Mitarbeiter den Weg zur Firma gefunden. Er ist angemessen gekleidet, hat alle noch benötigten Unterlagen dabei und einen Plan, was ihn erwartet. Er steht beim Empfang und möchte loslegen.

 

10 Dinge, die ein Unternehmen mit neuen Mitarbeitern am ersten Tag erledigen sollte:
  • Welche Abteilungen gibt es, welche Standorte, wie ist die Unternehmensstruktur?
  • Besichtigung des Standortes. Wo ist das Büro des Chefs, wo die Kantine, wo sind IT und die HR-Abteilung?
  • Chefs kennen lernen. Der direkte Vorgesetzte ist natürlich besonders wichtig, aber auch alle anderen in der Entscheidungskette sollten den neuen Mitarbeiter persönlich kennen lernen. Dadurch entsteht Vertrauen. Die Tour reduziert gleichzeitig auch Hemmungen, sich mit Ideen oder Problemen oder Ideen an den richtigen Ansprechpartner zu wenden.
  • Ansprechpartner in anderen Abteilungen treffen. Die Zusammenarbeit wird gefördert und Kompetenzgerangel vorgebeugt.
  • Kollegen und Mitarbeiter treffen. Am Besten gelingt das in der Mittagspause, um diese als Personen kennen zu lernen. Je früher ein gutes Arbeitsklima entsteht, umso schneller gelingt die Einarbeitung.
  • Einführung in alle Arbeitsmaterialen. Von der Materialausgabe bis zur IT und speziellen Programmen. Was wird benötigt, womit muss man sich vertraut machen, was ist erlaubt, welche Passwörter und Zugänge gibt es?
  • Organisation des Alltags. Worauf wird wert gelegt, wie sind die Arbeitszeiten und Anwesenheit geregelt, wann die Pausen, wo wird geraucht, welche Gemeinschaftsaktivitäten gibt es, wie wird recycelt?
  • Wie geht man miteinander um, welche Werte werden vertreten? Welche Ziele hat das Unternehmen? Welche Ziele verfolgen die Eigner, welche die Abteilung, welche der neue Mitarbeiter?
  • Onboarding Fahrplan besprechen und festlegen. Welche Ziele sollen in den ersten 3 Monaten erreicht werden? Sind noch Schulungen nötig? Wann wird es ein Review gegeben? Wer macht das?
  • Die kleinen Dinge des Alltags: Memes, Insider-Infos, die geheimen Machthaber, das beste Menü der Kantine …

Je nach Firmengröße und Aufgabe kann dabei aus dem ersten Tag durchaus eine Woche werden. Die Zeit ist gut investiert, weil viele Fragen und Unsicherheiten vor dem tatsächlichen Arbeitsstart gelöst werden können.

 

Mitarbeiterhandbuch

Damit auf die wichtigen Informationen des Onboarding jederzeit Zugriff ebsteht, sollten sie in einem Mitarbeiterhandbuch festgehalten werden. Mitarbeiterhandbücher sind idealerweise mit Videos ergänzt. Besonders die Unternehmenswerte und das „Feeling“ des Unternehmens lassen sich in einem Film besser darstellen als auf Papier.

 

Die ersten 3 Monate – Fit für den Alltag

Bleiben sie in Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter. Die Person, die für die Einstellung verantwortlich ist, sollte sich in regelmäßigen aber kontinuierlich größer werdenden Abständen erkundigen, wie Einarbeitung und Integration verlaufen. So wird auch ein direktes Feedback eingefordert. Hilfreich ist dabei ein Buddy-System: Ein Kollege steht dem neuen Mitarbeiter zur Seite. Wenn die Einarbeitung aufwändig ist und durch viele Weiterbildungsmaßnahmen und Abteilungen geführt werden muss, kann ein erfahrener Kollege Klarheit bringen.

Weiterbildung und Einführung in Strukturen können dabei immer mit soften Botschaften unterfüttert werden. Echte Beispiele, echte Mitarbeiter leiten durch den Prozess. Je näher und öfter der Lernende am Alltag beteiligt ist, umso besser. So wird schon in der Einarbeitungsphase die emotionale Identifikation mit dem Unternehmen gefördert.

Ein Bereich in dem Videos ihre Stärken ausspielen, Beispiel: Das „easyJet Onboarding and Induction“ Programm.

Durch eine geschickte Wahl von Inhalten werden nicht nur jobrelevante Themen behandelt und gelernt. Eine Personalisierung der Übungen durch die Einbindung von Geschichten und Menschen aus dem Unternehmen vermitteln zeitgleich die Unternehmenskultur.

 

Evaluationen – von einander lernen

Der Mitarbeiter sollte den Prozess des Onboardings, aber auch jobspezifische Prozesse und Strukturen bewerten können. Der Weg von der Außensicht zur Innensicht des Unternehmens befähigt neue Mitarbeiter, eingeschleifte Prozesse zu hinterfragen und kritisch zu betrachten. Diese Sicht kann sehr wertvoll für die Qualitätssicherung sein.

Damit das Unternehmen ein offenes und wertvolles Feedback erhalten kann, sind alle zuvor eingeleiteten vertrauensbildenden Maßnahmen notwendig.

Zum Schluss ein Negativbeispiel:

Onboarding a la Todesstern, denn Onboarding ist so wichtig, dass sich der Imoerator und Darth Vader drum kümmern:

 

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"Was ist Employer Branding und wenn ja wie viele."

Die Themen unserer Reihe „Was ist Employer Branding und wenn ja wie viele.“

  1. Was ist Employer Branding – und wie Sie Video dafür nutzen
  1. Recruiting –  Der Arbeitnehmer als begehrter Kunde
  1. Moderne HR – mit Werkzeugen und Know-How zum Erfolg
  1. Retention – Wie Sie Ihre Mitarbeiter langfristig binden: Interne Kommunikation
  1. Onboarding – Der schnellste Weg Ihre Mitarbeiter effektiv einzusetzen
  1. Employee Advocacy – So werden Ihre Mitarbeiter Markenbotschafter

 

Foto: Ausschnitt aus unserem Recruiting-Video für die Deutsche Bahn AG

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